Главная Переработка Особенности направления работников в служебные командировки. Основные положения и изменения в постановлении правительства о командировках Постановление правительства 749 командировках изменениями

Особенности направления работников в служебные командировки. Основные положения и изменения в постановлении правительства о командировках Постановление правительства 749 командировках изменениями

"Бухгалтерский бюллетень", 2008, N 12
КОММЕНТАРИЙ
К ПОЛОЖЕНИЮ ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ
В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
Правительство РФ выпустило новый нормативный документ - Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение), заменяющий Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР".
Постановление вступило в силу с 25.10.2008.
Нормы нового Положения во многом учитывают интересы работодателей и особенности современных условий командирования работников.
Главными новшествами можно назвать то, что отныне продолжительность командировки не ограничена 40 сутками, "легализованы" поездки на такси, уточнен порядок выплаты суточных при однодневных заграничных командировках и порядок документального оформления командировок вообще.
Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее - командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.
Направление сотрудников в командировки
Положение вслед за ТК РФ указывает, что в командировки направляются только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (включая работающих по совместительству), а служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ, п. п. 2 и 3 Положения).
Нельзя направить в командировку работника сторонней организации или исполнителя, с которым заключен гражданско-правовой договор (см. Письма Минфина России от 19 декабря 2006 г. N 03-03-04/1/844, от 13 ноября 2006 г. N 03-03-04/1/755, Письма УФНС по г. Москве от 14 июля 2006 г. N 28-11/62271 и от 10 мая 2007 г. N 21-18/385, Письмо Минфина России от 22 октября 2001 г. N 04-04-06/449, Письмо УМНС по Москве от 27.09.2004 N 2811/62835).
Понятие командировки определено ст. 166 ТК РФ: это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Обратим внимание, что отправление в командировку возможно только от места постоянной работы (имеется в виду населенный пункт, где находится место постоянной работы) (п. 4 Положения). Если выезд или возвращение работника происходит из/в другой пункт, расходы на дорогу не могут рассматриваться как компенсация командировочных расходов.
Пример. Сотрудник, работающий в организации в Перми, постоянно проживающий в Челябинске, направлен в командировку в Санкт-Петербург.
Работник провел выходные с семьей в Челябинске, а в воскресенье вылетел оттуда в Санкт-Петербург.
Билет оплате не подлежит, если работнику будет возмещена стоимость билета, это следует сделать за счет расходов, не уменьшающих базу по налогу на прибыль, с работника должен быть удержан НДФЛ со стоимости билета.
Статья 168.1 ТК РФ предусматривает порядок направления в служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень должностей этих работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. Согласно разъяснениям Минфина (Письма от 4 июня 2008 г. N 03-03-06/1/344, от 7 мая 2008 г. N 03-03-06/1/302) перечисленные выплаты относятся в соответствии с п. 3 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли в составе начислений стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанных с режимом работы и условиями труда. Выплаты уменьшают базу по налогу на прибыль в размере и в соответствии с порядком, установленным трудовым и (или) коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Кроме того, необходимо учесть, что работникам за период служебной поездки выплачивается заработная плата, а не средний заработок, так как оплата по среднему заработку производится только за периоды командировок (ст. 167 ТК РФ).
Продолжительность командировки
Согласно п. 4 Положения срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Пункт 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" ранее ограничивал срок нахождения в командировке 40 сутками, не считая времени нахождения в пути.
Это правило позволяло контролирующим органам трактовать более длительные поездки как перевод на работу в другую местность, вследствие чего работодателю предлагалось оплачивать только сам переезд работника, а также расходы по обустройству на новом месте жительства. Нельзя было относить к расходам оплату организацией стоимости визы, суммы возмещения организацией расходов по найму жилья работника, суточные. Все эти выплаты, произведенные работнику, предлагалось относить к доходам налогоплательщика-сотрудника, полученным в натуральной форме, и облагать НДФЛ (см. Письмо Минфина России от 25 января 2008 г. N 03-04-06-01/22).
Несмотря на положительную динамику в законодательстве, нельзя забывать, что длительный выезд работника в другой населенный пункт или страну может не соответствовать уже самому понятию командировки как поездки с целью выполнения конкретного служебного поручения: если при долгосрочной командировке все свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, работник выполняет по месту командирования, фактически там уже будет место работы сотрудника, и такой работник не может считаться находящимся в командировке. Следует расценивать его поездку как временный перевод на работу в другую местность, что повлияет как на суммы и виды возмещаемых ему расходов, так и на налогообложение доходов работника, если он направлен на длительный срок за рубеж (см., например, Письмо Минфина России от 28 ноября 2007 г. N 03-04-06-01/421). Одновременно такая поездка, не соответствующая понятию командировки, создает обособленное подразделение по месту выполнения работником его трудовых обязанностей (ст. 11 НК РФ).
За период пребывания в командировке работнику сохраняется средний заработок, выплачиваются суточные. Срок нахождения в поездке нужно правильно определить и для верного заполнения табеля учета рабочего времени.
Согласно п. 4 Положения днем выезда в командировку, как и прежде, считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
Только в случае, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Пример. Двое сотрудников выезжают в командировки.
Один из них вылетает самолетом из Домодедово в 1:00 18.11.2008.
Второй выезжает поездом 1:00 с Казанского вокзала также 18.11.2008.
Оба вышли из дома вечером 17.11.2008, чтобы вовремя добраться на вокзал и в аэропорт.
Днем отправления в командировку первого работника следует считать 17.11.2008, второго - 18.11.2008, т.к. аэропорт находится за чертой города, а вокзал - в городе.
Первому работнику за 17.11.2008 следует выплатить суточные, а второму - нет.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
В течение всего этого времени - с даты выезда в командировку и до дня возвращения включительно - в табеле учета рабочего времени проставляется буквенное обозначение командировки "К" или цифровой код "06" (см. Указания по заполнению форм Т-12, Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Эти дни и будут сроком нахождения в командировке. За каждый из них работнику причитаются суточные и оплата труда из расчета среднего заработка.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Подотчетный аванс
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Это обязательное условие п. 10 Положения соответствует п. 11 Письма ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в РФ".
Выдачей подотчетного аванса считается также передача работнику денежных документов: билетов, ваучера на гостиницу и т.п. из кассы организации. В этом случае со стороны компании не будет нарушением невыдача в дополнение к таким ценностям наличных денежных средств: согласно Порядку ведения кассовых операций подотчетный аванс считается выданным, а потраченные работником собственные денежные средства будут компенсированы ему по возвращении.
Если в кассе недостаточно средств для выдачи суммы в подотчет, работнику может быть вручен чек на получение их в кассе банка или выдана корпоративная карта с открытым на командировочные нужды лимитом.
В силу п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".
Обращаясь к нормам этого Закона и их разъяснениям, увидим, что при загранкомандировке под отчет выдаются рубли, иностранная валюта, чеки, аккредитивы или совершается перевод средств в иностранной валюте на счет в стране командирования.
Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" относит к разрешенным валютные операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ). Банки не препятствуют получению с валютного счета необходимых сумм. В то же время они имеют право требовать от клиентов предъявления копии приказа на командировку для проверки цели получения наличной валюты. В случае недостаточности денежных средств в иностранной валюте на своих счетах организации-резиденты могут приобретать иностранную валюту через уполномоченные банки (п. 16 Положения, п. 1 ст. 11 Закона N 173-ФЗ).
Банк России пояснил, что выдача юридическими лицами - резидентами наличной иностранной валюты своим сотрудникам - физическим лицам для оплаты в качестве аванса в связи со служебными командировками за пределы Российской Федерации не противоречит Закону от 10.12.2003 N 173-ФЗ (Письмо ЦБ РФ от 30 июля 2007 г. N 36-3/1381).
Документальное оформление командировки
К документальному оформлению командировок Положение предъявляет следующие требования.
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.
При направлении в командировку следует оформить, соблюдая унифицированные формы (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1):
- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а);
- Командировочное удостоверение (форма N Т-10);
- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) (см. Письма Минфина России от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47, от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660).
Пункт 7 Положения обязывает работодателя оформлять работнику командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).
Таким образом, в силу нового Положения оформление командировочного удостоверения при командировках по России обязательно и не может быть отменено решением руководителя.
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения).
Страны, о которых идет речь, - это Беларусь, Таджикистан, Казахстан, Киргизия, Украина.
Российская Федерация заключила с этими странами Соглашения о безвизовых поездках граждан, в силу которых граждане этих государств приезжают в РФ со своими внутренними паспортами, в которых отметки пограничного контроля не ставят (Соглашение между Правительством Российской Федерации и Правительством Украины о безвизовых поездках граждан Российской Федерации и Украины, заключено в г. Москве 16.01.1997, с изм. и доп. от 30.10.2004; Соглашение между Правительством Республики Беларусь, Правительством Республики Казахстан, Правительством Кыргызской Республики, Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Таджикистан о взаимных безвизовых поездках граждан, заключено в г. Минске 30.11.2000, с изм. от 24.03.2004).
При направлении работника в командировку на территории этих государств даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации (п. 19 Положения).
Указанный порядок является обязательным, так как Постановление предписывает вести именно такой документооборот и не предоставляет организации права устанавливать иной порядок локальными нормативными актами.
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения, п. 11 Порядка ведения кассовых операций):
- авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Примечание. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет, отчет о выполненной работе в командировке.
Отсчет трех рабочих дней ведется по табелю учета рабочего времени: это те дни, когда сотрудник находится на своем обычном рабочем месте. Если работник сразу после командировки ушел в отпуск, заболел или отправился в следующую служебную поездку, авансовый отчет он должен будет представить в течение трех рабочих дней по выходе на работу.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Именно на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм. На дату утверждения авансового отчета списываются в расходы все затраты на командировку (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Организация может в собственном положении о подотчетных суммах установить срок для внесения в кассу сотрудником недоиспользованных подотчетных сумм, т.к. законодательно установлен только срок подачи авансового отчета.
Работодатель может по собственной инициативе дать работнику время на сбор необходимых средств, если оставшаяся сумма израсходована им на личные цели. Если недоиспользованный аванс, выданный в связи со служебной командировкой, не возвращен в указанный срок, работодатель имеет право принять решение об удержании суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0). Когда же отведенный срок взыскания истек, истребовать сумму можно только через суд или списать ее на убытки.
До решения вопроса о погашении долга по подотчетным суммам он числится за работником по счету расчетов с подотчетными лицами (дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами") и в доход работника не включается. Только если долг "прощен", его следует отнести на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и включить в доход сотрудника, обложив НДФЛ и взносами на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний. ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование в данном случае начислять не нужно, так как суммы, о которых идет речь, не включаются в расходы в целях налогообложения прибыли.
Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Для завершения расчетов с работником по загранкомандировке при условии, что под отчет сотруднику была выдана валюта РФ, а расходы он понес в иностранной валюте, пересчет сумм расходов в рублевый эквивалент производится по установленному Банком России курсу (кросс-курсу) соответствующей валюты на дату утверждения авансового отчета (п. 10 ст. 272 НК РФ).
При этом в целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется (см. Письмо Минфина России от 1 февраля 2005 г. N 07-05-06/32), как не имеет значения и курс, актуальный на дату совершения трат (например, на дату оплаты гостиницы или счета в ресторане и т.п.).
Оплата труда в период командировки
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, выплачивается за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения). Таким образом, выплаты производятся только за отработанные в командировке дни, а не за все календарные дни нахождения к командировке.
Средний заработок в данном случае исчисляется с учетом положений ст. 139 ТК РФ исходя из 12-месячного расчетного периода. Названная статья разрешает работодателю в коллективном договоре предусмотреть и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников. С помощью этого механизма можно существенно упростить расчет зарплаты за период командировки. В то же время организация должна обеспечить расчет именно среднего заработка, а не просто сохранять зарплату за период командировки. Роструд разъяснил: возможно, что в отдельных случаях "текущая" заработная плата может быть выше среднего заработка, исчисленного в установленном порядке, однако выплата работнику, направленному в служебную командировку, заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям Трудового кодекса. Таким образом, за дни нахождения работника в служебной командировке ему следует выплачивать средний заработок, определяемый в установленном порядке (Письмо от 5 февраля 2007 г. N 275-6-0).
Исчисление среднего заработка производится по правилам Постановления Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922.
Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
Если в период командировки работник привлекался к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, оплата его труда производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, а именно в соответствии со ст. 153 ТК РФ.
Оплата за такие дни производится не менее чем в двойном размере:
- сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;
- работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;
- работникам, получающим оклад (должностной оклад), - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.
Конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
Дни нахождения в пути считаются отработанными и подлежат оплате, даже если это были выходные или праздничные дни (п. 9 Положения).
По желанию командированного работника, выраженному его письменным заявлением, взамен повышенной оплаты ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Когда работник прибыл к месту командировки, приходящиеся на период его нахождения там выходные и праздничные дни ни оплате, ни компенсации отгулами по возвращении обычно не подлежат. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни или режим работы в месте командировки непрерывный, то при представлении им соответствующих справок или иных аналогичных документов, подтверждающих факт привлечения командированного к работе в праздничный или выходной день, ему причитается компенсация за работу в эти дни в соответствии со ст. 153 ТК РФ.
Особенности возмещения командировочных расходов
Работникам возмещаются расходы по проезду, бронированию и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации - как при командировках по России, так и за рубеж (ст. 168 ТК РФ, п. п. 11 - 14, 16 - 18, 20 - 24 Положения).
Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Размеры всех расходов, связанных с командировкой, определяются только коллективным договором или локальным нормативным актом.
Ввиду того что нормы ТК РФ и Положения распространяются на организации всех организационно-правовых форм и форм собственности независимо от источников финансирования их деятельности, вероятно, последует отмена нормативных актов, устанавливающих нормы возмещения командировочных расходов работникам организаций, финансируемых из федерального бюджета (Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета", от 26.12.2005 N 812 (ред. от 28.03.2008, с изм. от 12.08.2008) "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета", Приказ Минфина России от 02.08.2004 N 64н (ред. от 12.07.2006) "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета").
Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
К транспорту общего пользования относится и такси (ст. 789 ГК РФ).
Таким образом, ввиду того что в Положении не предусмотрено, как это было в Инструкции N 62, что работодатель оплачивает передвижение на транспорте, кроме такси, оплата услуг такси становится экономически обоснованным расходом. В то же время работник должен представить к авансовому отчету документы на оплату проезда на такси; причем при наличной оплате это должен быть кассовый чек (Письмо Минфина России и ФНС России от 26 ноября 2007 г. N 06-6-10/526@).
Ранее контролирующие органы, ссылаясь на п. 12 Инструкции Минфина России от 7 апреля 1988 г. N 62, прямо указывали, что расходы на такси работнику возмещаются, только если подтверждена экономическая целесообразность таких расходов (то есть налогоплательщик может обосновать, почему проезд общественным транспортом был невозможен или, например, небезопасен, если работник перевозил какие-либо материальные ценности) (Письма Минфина России от 22 мая 2007 г. N 03-03-06/2/82, от 13 апреля 2007 г. N 03-03-06/4/48, от 5 июня 2006 г. N 03-05-01-04/148).
С введением Положения необходимость такого обоснования отпала.
Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации и за рубежом возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом, возмещаются также расходы по найму жилого помещения в случае вынужденной остановки в пути (п. п. 13, 14 и 21 Положения).
Исходя из формулировок Положения, работодателю необходимо определить предельные значения компенсаций расходов, в том числе по найму жилого помещения.
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения).
Это не новое правило. Аналогичное находим в п. 15 Инструкции N 62.
Однако эта норма касается только командировок по России: п. 20 Положения определяет, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при представлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 Положения). Такие расходы могут быть учтены при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:
а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;
б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. п. 17 и 18 Положения).
Напомним, что с 2009 г. нормирование суточных в целях налогообложения прибыли отменено: в расходы можно отнести всю сумму суточных, выплачиваемых работнику, установленную локальным нормативным актом или коллективным договором организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в ред. Федерального закона от 22 июля 2008 г. N 158-ФЗ).
Пункт 3 ст. 217 НК РФ определяет, что в числе расходов на командировки не подлежат обложению НДФЛ суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более:
- 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
- 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
ЕСН и взносами на обязательное пенсионное страхование сумма суточных не облагается независимо от величины: в силу формулировки пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Нормы для целей ЕСН не установлены (для всех организаций, кроме финансируемых из федерального бюджета), поэтому с учетом ст. 168 ТК РФ суточные не облагаются ЕСН в размерах, установленных локальными нормативными актами или коллективным договором.
Оплата временной нетрудоспособности,
наступившей в командировке
Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения).
Инструкция N 62 ограничивала срок оплаты гостиницы и выплаты суточных в подобных случаях двумя месяцами.
Теперь этот срок законодательно не ограничен.
За период временной нетрудоспособности, наступившей в командировке, работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Выплатить пособие можно будет только в случае представления работником листка нетрудоспособности общеустановленного образца.
Если работник заболел (получил травму) в период заграничной командировки, документы, подтверждающие временную нетрудоспособность граждан в период их пребывания за границей (после легализированного перевода), по решению врачебной комиссии медицинской организации могут быть заменены на листки нетрудоспособности установленного в Российской Федерации образца (при личном обращении граждан в медицинскую организацию или по месту работы). Только после такой замены пособие может быть выплачено (п. 8 Приказа Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514 "О порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности").
Согласно п. 75 этого же Приказа ввиду того, что командированный работник оформляет листок нетрудоспособности, находясь вне места постоянной регистрации, в строке "Разрешена выдача (продление) листка нетрудоспособности гражданам, находящимся вне постоянного места жительства" указывается дата начала и окончания периода нетрудоспособности, ставится подпись главного врача или его заместителя и печать медицинской организации. Листок, не имеющий круглой печати и подписи главного врача, считается неверно оформленным и оплате не подлежит.
М.А.Климова
К. э. н.,
независимый консультант
по налогообложению
Подписано в печать
21.11.2008

, от 29.07.2015 N 771)

Председатель Правительства
Российской Федерации
В.ПУТИН

УТВЕРЖДЕНО
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 13 октября 2008 г. N 749

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

от 25.03.2013 N 257 , от 14.05.2013 N 411 , от 16.10.2014 N 1060 , от 29.12.2014 N 1595 , от 29.07.2015 N 771)

1. Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее - командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

2. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

3. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее - командирующая организация).

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой. от 29.07.2015 N 771)

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Пункт утратил силу. (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595)

7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации". (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки). (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)

8. Пункт утратил силу. (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)

9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым настоящего пункта. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

12. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. (в ред. Постановления Правительства РФ от 14.05.2013 N 411)

13. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

14. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, предусмотренных абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

15. Пункт утратил силу. (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595)

16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 настоящего Положения. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

17. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок в пределах территории Российской Федерации; (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок на территории иностранных государств. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

18. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

19. При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам). (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595)

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой в порядке, предусмотренном абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, для командировок на территории иностранных государств. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

21. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

22. Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном пунктом 12 настоящего Положения при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

23. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

24. Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

25. Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; (в ред. Постановлений Правительства РФ от 14.05.2013 N 411 , от 29.12.2014 N 1595)

Абзац. - Утратил силу. (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595)

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

6. Утратил силу. - Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595.

7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

8. Утратил силу. - Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации.

15. Утратил силу. - Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595.

А) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок в пределах территории Российской Федерации;

Б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок на территории иностранных государств.

21. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

Положение о командировках - важный документ для работодателей, работники которых выезжают в командировки. Правила, которыми следует руководствоваться при оформлении и учете служебных поездок, подвержены изменениям. Отсюда вытекает необходимость включения актуальных положений в документ, регулирующий вопросы, связанные с командировками.

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

«Правила внутреннего трудового распорядка - образец 2019» ;
«Положение об охране труда работников — образец-2019» .

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2019 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте .

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
работники с детьми-инвалидами;
сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2019 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена. Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке. По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2019

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2019 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. .

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2019 году

Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.

Образец служебной записки по командировке в 2019 году можно скачать здесь:

Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749). Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Помочь при этом могут разъяснения чиновников. К примеру, в письме Минфина России от 19.06.2015 № 03-03-07/35548 сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командированного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция.

В письме от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743 чиновники Минфина уточнили, что распечатанный электронный посадочный талон, на котором отсутствует штамп о досмотре пассажира, не может подтверждать расходы на перелет. В этом случае факт перелета можно подтвердить справкой о перелете, выданной авиаперевозчиком или его представителем.

Как, по мнению Минфина, подтвердить расходы на перелет при отсутствии документов, см. .

О некоторых нюансах признания командировочных транспортных расходов читайте в материалах:

«Можно ли учесть для прибыли оплату дня пути в командировку или из нее, если он приходится на выходной?» ;
«Можно ли учесть штраф за возврат билета?» .

Расходы на проживание

Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль или УСН-налога: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).

Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию работодателя бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359) или иной аналогичный документ (квитанцию к приходному кассовому ордеру по форме КО-1, кассовый чек).

Счет из гостиницы является БСО и в силу этого подтверждает расходы даже при отсутствии кассового чека. Против такого подхода не возражают чиновники Минфина России (письмо от 18.08.2010 № 03-03-06/1/556) и судьи (постановление ФАС Московского округа от 29.02.2008 № КА-А40/14043-07).

Если работодатель арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Положение о командировках про оплату суточных

Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.

Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

700 руб. — для командировок по территории России;
2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.

Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале .

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте.

Как подтвердить командировочные, оплаченные картой, узнайте по ссылке .

Итоги

Положение о служебных командировках является внутренним локальным актом работодателя. Этот документ не имеет строгой обязательной формы и может не оформляться, если работодатель не посылает сотрудников в служебные поездки.

Положение позволяет обосновать включение командировочных затрат в состав налоговых расходов и исключает споры о величине возмещения командировочным работникам понесенных ими расходов.

Правительство Российской Федерации

постановление

"Об особенностях направления работников в служебные командировки"

В редакции от: 25.03.2013 N 257;
14.05.2013 N 411

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:

Утвердить прилагаемое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.
Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Положения, утвержденного настоящим Постановлением.

Председатель Правительства
Российской Федерации
В.Путин

Утверждено
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 13 октября 2008 г. N 749

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

2. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

(абзац второй пункта 3 - в редакции Постановления Правительства России от 29.12.2014 N 1595).

Прежняя редакция: "Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку (далее - работник) по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой".

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

6. Утратил силу

Прежняя редакция: Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

7. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

(пункт 7 - в редакции Постановления Правительства России от 29.12.2014 N 1595)

Прежняя редакция:
7. На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

8. Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013 N 257)

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 14.05.2013 N 411)

13. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

14. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

15. Утратил силу

(в редакции Постановления Правительства России от 29.12.2014 N 1595)

Прежняя редакция: Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей, предусмотренных

а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

(абзац первый пункта 19 - в редакции Постановления Правительства России от 29.12.2014 N 1595)

Прежняя редакция: При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации.

20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

21. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

24. Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
(в ред. Постановлений Правительства России от 14.05.2013 N 411 и 29.12.2014 N 1595)
Утратил силу