Нужно ли штатное расписание для ип. Как составляется штатное расписание для ИП на упрощенке: пример документа. Как составить штатное расписание правильно

Государственные нормативные акты определяют основной перечень документов, наличие которых обязательно у каждого работодателя, не зависимо от организационно-правовой формы. В перечень этих документов входит и штатное расписание. Хотя прямого указания в законодательстве на это и не содержится, но штатное расписание упоминается в нескольких статьях Трудового Кодекса РФ, что косвенно подтверждает необходимость его наличия.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание является одним из основополагающих документов всех организаций. Оно содержит сведения о структуре предприятия, должностях и количестве штатные единиц.

В тех организациях, где система оплаты труда ограничивается только окладами это основной документ для начисления заработной платы.

На основании чего заполняется

Если организация только начала свою деятельность и штатное расписание составляется впервые, то предварительно целесообразно будет продумать перечень необходимых должностей и составить документ регламентирующий оплату труда.

Ответственный за составление

Штатное расписание составляет любой работник, которому это поручено. Как правило, это работник отдела кадров либо бухгалтер.

Ознакомление с данным документом

Поскольку штатное расписание не является локально-нормативным актом организации (абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1), то работодатель не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием.

Основные требования

Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.

Но применение этой формы не обязательно, она носит лишь рекомендательный характер, хотя по этому поводу было много споров. Окончательно точка в этом вопросе была поставлена Письмом Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1. Там прямо говорится, о том, что организации вправе разрабатывать свои формы этого документа и пользоваться ими, главное учесть требования законодательства.

В частности в ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. То есть наименование должностей обязательно следует включать в этот документ.

Как правильно заполнить штатное расписание для ООО и ИП

Реквизиты

• полное наименование организации, должно указываться в полном соответствии с учредительными документами;
• ОКПО, это 8-значный код организации. Эти данные содержатся в информационном письме органов статистики, которое должно быть на каждом предприятии;
• номер штатного расписания. Здесь нет четких требований. Можно применять сквозную нумерацию, можно каждый год начинать с цифры 1 и указанием года через дробь, можно любой другой способ нумерации.
• дата составления. Проставляется фактическая дата составления, она может отличаться от срока введения штатного расписания в действие (например составленное в декабре текущего года штатное расписание вступает в действие с 1 января следующего года);
• указывается период действия штатного расписания, чаще всего 1 год, и с какой даты оно вступает в силу;
• в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания. Поверх грифа «Утверждено», как правило ставится печать организации, хотя это и не закреплено законодательно.

Бланк штатного расписания 2019 года

Форму бланка можно скачать в любой правовой системе, такой как Консультант или Гарант. Как правило, предлагается к скачиванию формат Word либо Excel, принципиальной разницы здесь нет, но в табличной форме удобнее вести, поскольку в соответствующие ячейки можно внести формулы и документ сам подсчитает количество штатных единиц и фонд оплаты труда.

Порядок заполнения формы Т-3

Графа 1 «Наименование структурного подразделения»

К структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, цеха, отделы и т.д.

Начинают обычно с подразделений высшего руководящего звена, затем бухгалтерские и финансовые службы, производство, хозяйственные службы.

Например: правление, отдел финансов и инвестиций, экономический отдел, отдел реализации и т.д.

Графа 2 «Код подразделения»

Здесь кодирование присваивается по тому же принципу, который используется в первой графе и указывает на подчиненность структурных подразделений. Например, отдел финансов и имущества – код 02, подчиненные ему бухгалтерия и экономический отдел будут иметь код 02.1 и 02.2 соответственно. Это графа заполняется редко, в основном на очень крупных предприятиях. И ее можно вообще исключить из документа.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»

Должности вписываются в именительном падеже и единственном числе, полностью, без сокращений.

Работодатель вправе сам определять название должностей, кроме тех, которые связаны с тяжелыми и вредными условиями труда и получением государственных льгот (досрочная пенсия). Эти должности должны вноситься в соответствии с квалификационно-тарифным справочником, либо профессиональным стандартам, которые в настоящее время только еще разрабатываются.

Графа 4 «Количество штатных единиц»

Здесь указывается количество штатных единиц для каждой должности, оно может быть как целым, так и дробным, например 05 или 0,25 ставки, это означает, что количество рабочего времени для такой должности сокращается в два или в четыре раза.

Примечание: при указании должностей и штатных единиц работодатель вправе указывать любое количество, не зависимо от фактически работающих. То есть он может внести в штатное расписание 3 единицы бухгалтера, но принять на работу 2, а 3 единица может оставаться вакантной сколько угодно долго.

Исключением является штатная единица, которая отведена под квоту для инвалидов. О ее вакантности нужно обязательно сообщать в органы занятости.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»

Здесь все зависит от принятых в организации систем оплаты труда. Сюда может проставляться оклад, тарифная ставка, либо различные проценты и коэффициенты.

Если нет возможности проставить конкретные цифры, то можно просто указать форму оплаты труда «сдельная», «аккордная». Но тогда в следующих графах должна быть ссылка на Положение об оплате труда или другой документ, где расписано начисления заработной платы.

Графы 6,7,8 «Надбавки, руб.»

Заполняются согласно Положению об оплате труда и других локально-нормативных документов. Сюда обычно проставляется:

• надбавка за работу в ночное время;
• уборка санузлов;
• северные надбавки;
• прочие доплаты и надбавки.

В этих строках можно просто указать документ в котором все это прописано, особенно если надбавок много. Единственное, что не указывается в этих графах — это надбавки которые начисляются на всю оплату труда. Например, премия, которая платится в размере определенного процента от всех ранее начисленных сумм (оклад или тарифная ставка плюс надбавки).

Графа 9 «Всего в месяц»

Эту графу можно заполнить только если в графах 5-10 суммы прописаны в рублях и за одинаковый промежуток времени (руб./день, руб./час), в противном случае ставится либо прочерк, либо сумма только оклада, умноженного на количество штатных единиц.

Графа 10 «Примечание»

Здесь может указываться локально-нормативный акт, регламентирующий оплату труда, минимальный размер оплаты если он установлен (например оплата сдельная, а в примечании указывается: «не менее 10000 руб.»)

Как уже было сказано выше, работодатель может исключить ненужные ему графы.

Образец заполнения штатного расписания форма Т-3

О чем следует помнить

При заполнении графы 5 штатного расписания нужно помнить, что так называемую «вилку» оплаты труда нельзя проставлять в штатном расписании. Поскольку законодательно установлено, что за равный труд – равная оплата (ст. 22 ТК РФ).

То есть если в одном подразделении 2 штатной единицы бухгалтера, то оклад или тарифная ставка должна быть одинаковой. Но можно устанавливать индивидуальные доплаты и надбавки.

Кто подписывает

Форма Т-3 предусматривает две подписи под штатным расписанием: работника отдела кадров и главного бухгалтера. Если какая то категория отсутствует, то можно обойтись одной подписью, либо соответствующим приказом по организации назначить других лиц.

Сроки и место хранения

Оригинал штатного расписания хранится в отделе кадров либо в бухгалтерии, это определяется документооборотом конкретной организации. В любом случае если оригинал находится в отделе кадров, то в бухгалтерии должна быть копия и наоборот.

Согласно пп. «а» ст. 71 разд. 1.2 «Организационные основы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) штатное расписание хранится в организации постоянно.

Внесение изменений

Законодательство не устанавливает срок действия штатного расписания, поэтому оно может быть единственным на протяжении всего срока действия предприятия, а все изменения и дополнения будут оформляться отдельными приказами об изменении штатного расписания.

Работодатель сам принимает решение об изменении данных в штатном расписании, в данном случае он не ограничен во времени и количестве изменений. Исключения составляют случаи предусмотренные законом, например, проведение мероприятий . В этом случае срок внесения изменения установлен Трудовым Кодексом.

Итоги

Штатное расписание является одним из основных документов предприятия любой формы собственности, содержащим важные документы. Поскольку в документообороте не предусмотрено аналогов данному документу, то ведение штатного расписания является не только обязательным, но и необходимым для оптимальной организации работы предприятия.

Видео — как составить штатное расписание предприятия в программе 1С:

Штатное расписание - это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять данный документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании. Ведь, именно в нем фиксируется вся кадровая структура организации, состав и численность работников, а также ежемесячный фонд заработной платы. О том, как составить эту форму и как выглядит унифицированный пример штатного расписания, вы узнаете из этой статьи. Внизу вы найдете заполненный образец бланка, а также сможете скачать пустую форму и заполнить ее самостоятельно.

Штатное расписание (ШР) по Трудовому кодексу совсем не обязательно. При желании работодатель может работать и без бланка этого образца, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Однако не все так просто с этим документом. Ведь из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать штатному расписанию. Следовательно, расписание в организации должно быть, и изучить его образец необходимо. По мнению юристов вступление сотрудника в должность в отсутствие штатного расписания можно отнести к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на данный материал и рассмотрим образец штатного расписания на 2019 год подробнее.

Для чего нужно штатное расписание

В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней. Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.

Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит

Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 . Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:

• структурные подразделения;
• должности;
• сведения о количестве штатных единиц;
• должностные оклады;
• месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Как правильно составить штатное расписание (образец 2019) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.

Порядок принятия ШР

Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании. В частности, это могут быть:

• Устав;
• структура предприятия (при ее наличии);
• учетная политика;
• профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР.

Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в некоторых случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит также руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173 ). Если принебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке будет указана фактически вымышленная профессия, могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой можно делать только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу. Кроме того, за несоблюдение требований ТК РФ на работодателя могут наложить административный штраф.

Другая сложность может возникнуть, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать именно вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это бывает необходимо, когда в организации есть также должности. В этом случае можно воспользоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации может издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении штатного расписания по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками. Такими сотрудниками можно считать лиц, которые сотрудничают с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому и к ШР они никакого отношения не имеют, ведь они исполняют разовые работы. Однако на практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Порядок внесения изменений

Изменение ШР происходит всегда на основании приказа. Такие поправки могут быть связаны:

• с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
• вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
• сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
• изменением окладов;
• переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения можно внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании страрого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление, а также сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей, а также о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Поэтому дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями не может наступать ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.02.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.04.2019). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок можно не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом также необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

Образец заполнения штатного расписания (форма Т-3)

Рассмотрим образец штатного расписания строительной организации, в которой 10 штатных единиц. Образец составлен по унифицированной форме Т-3.

Пример штатного расписания является приблизительным, в документ могут быть включены обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

ИП на упрощенке может привлекать к работе других физлиц на основании заключаемых с ними трудовых договоров. В этом случае он ведет в полном объеме кадровый документооборот по своим работникам. О том, что такое штатное расписание и как его заполнить, рассмотрим в нашей статье.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание ИП - это утвержденный предпринимателем документ, в котором он фиксирует структуру, штатный состав и численность своих работников с указанием их заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Если штатного расписания нет

Заключая со своим работником трудовой договор, ИП предусматривает в нем и трудовую функцию работника, т. е. его работу по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ). При этом обязанность работодателя принять локальный нормативный акт, к которому можно отнести и штатное расписание, предусмотрена ст. 8 ТК РФ. А, значит, отсутствие штатного расписания может рассматриваться как нарушение трудового законодательства, которое влечет предупреждение или наложение административного штрафа на индивидуального предпринимателя в размере от 1000 до 5000 рублей.

Какая информация приводится в штатном расписании

Оформляя штатное расписание, ИП необходимо предусмотреть, как минимум, следующую информацию:

• наименование структурного подразделения;
• должность работника;
• количество штатных единиц по этой должности;
• тарифная ставка (оклад).

Самого индивидуального предпринимателя приводить в штатном расписании не нужно, ведь он не является в данном случае работником с точки зрения трудового законодательства (ст. 15 , ст. 16 , ст. 20 ТК РФ).

Как принимается штатное расписание

Штатное расписание у ИП вводится в действие соответствующим приказом при его первоначальном утверждении, а также при изменении данных, отраженных в ранее принятом штатном расписании.

Индивидуальный предприниматель Скворцов Михаил Петрович 31.05.2016 г. ПРИКАЗ № 1Ш/16 «Об изменении штатного расписания на 2016 год» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести изменения в штатное расписание № 7 от 26.12.2014 г., изложив его в новой редакции (прилагается); 2. Ввести указанное штатное расписание в действие с 01.06.2016 г. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.Приложение: штатное расписание № 8 от 31.05.2016 г. на 1 листе. Индивидуальный предприниматель Скворцов М.П

Иметь или не иметь.

Упоминается штатное расписание только в статье 57 Трудового кодекса РФ, согласно которой в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель , заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание .

И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, статья 57 ТК РФ недвусмысленно говорит о «штатном расписании организации», а не о штатном расписании предпринимателя. Однако, чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания у ИП как нарушение трудового законодательства и оштрафовать по статье 5.27 КоАП РФ.

• численность ваших работников превышает 3-4 человека,
• обязанности работников соотносятся со стандартными функциями конкретной должности, специальности или профессии,
• Вам нужно четко структурировать свой штат, распределив обязанности между работниками.

Иногда в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий, отсутствует.

В этом случае, отсутствие штатного расписания не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. И трудовой договор не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание.

Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (статья 8 ТК РФ). Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.

Как оформить.

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Обычно работодатели применяют эту форму. Но, в принципе, могут применять и другую, самостоятельно разработанную форму. Почему?

Немножко истории. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” утверждалось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона “О бухгалтерском учете”. А разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены Правительством на Госкомстат России. Отсюда и делался вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.

Но штатное расписание не являлось тогда и не является сейчас первичным учетным документом. Ведь оно не оформляет никакую хозяйственную операцию, подлежащую отражению в бухгалтерском учете. На основании штатного расписания не осуществляются бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).

А с 2013 года у негосударственных организаций появилась возможность использовать самостоятельно разработанные формы даже для первичных учетных документов. Но применение данных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

Итак, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.

Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании, устанавливаются работодателем самостоятельно.

Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).

На данный момент существуют следующие справочники:

– ЕТКС – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
– ЕКС — Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
– ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей, должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство РФ содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.

Как грамотно заполнить ШР рассмотрим на примере заполнения унифицированной формы Т-3.

Графа 4 (количество штатных единиц).

В том случае, если предусматривается содержание неполной штатной единицы, количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Графы 6-8 (надбавки).

Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты.

Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности “северного” стажа. Поэтому при заполнении граф 6 — 8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.

Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, не показываются. То есть, нет необходимости отражать в унифицированной форме штатного расписания премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками. Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Тем более что официального определения надбавки в трудовом законодательстве нет.

Графа 9. (итог)

Подсчет итога заработной платы возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени. Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5 — 9 унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным.

Как утвердить.

Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.

Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации или ИП. В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов “ПРИКАЗЫВАЮ”, т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Вопрос о проставлении печати на штатном расписании законодателем не решен. Унифицированная форма штатного расписания не предусматривает обязательной постановки печати.

Работодатель также самостоятельно решает вопросы изменения и дополнения ШР. Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

//

Штатное расписание – это внутренний документ компании, в котором отражена информация о ее структуре, штатном составе, количестве штатных единиц, а также тарифная ставка для каждой должности. Необходимость такого локального акта прописана в положениях Трудового кодекса РФ. Но речь в них идет конкретно об организациях, ИП при этом не упоминаются. Давайте разберемся, нужно ли индивидуальным предпринимателям оформлять этот документ. А также рассмотрим, как составляется, заполняется и утверждается штатное расписание для ИП на «упрощенке» на конкретном примере.

Упоминание о штатном расписании (ШР) можно встреть лишь в 57 статье ТК РФ. Она говорит о том, что при заключении трудового договора (контракта) в его тексте нужно прописать должность работника, его специальность, профессию, которые должны соответствовать штатному расписанию компании. В противном случае следует детально указать все трудовые обязанности и функции, которые возлагаются на принимаемого на работу сотрудника.

Из вышесказанного следует, что в случаях, когда в ТД (трудовом договоре) указывается лишь должность работника (профессия, специальность), то в организации априори предполагается наличие штатного расписания. И напротив, если в положениях трудового соглашения с сотрудником четко, по пунктам прописаны все его трудовые обязанности, указаны конкретные виды работ, которые он должен будет выполнять, необходимости в ШР не возникает.

В той же 57 статье ТК РФ говорится о штатном расписании организаций, при этом о необходимости наличия такого документа у предпринимателей никак не упоминается. Но этот факт может расцениваться двояко, причем как самими ИП, так и должностными лицами Трудовой инспекции. А отсутствие ШР у ИП может быть рассмотрено как грубое несоблюдение Трудового законодательства и повлечь за собой карательные меры, предусмотренные статьей 5.27 КоАП РФ.

• общее число трудоустроенных лиц составляет более 3 человек;
• обязанности принятых на работу сотрудников соответствуют общепринятым функциям стандартных должностей (специальностей, профессий);
• штат работников нуждается в четком структурировании и строгом распределении обязанностей.

Нередко встречаются ситуации, когда вновь принимаемый на работу сотрудник заключает с работодателем трудовой договор и оформляется на определенную должность. При этом действующего штатного расписания, в котором эта должность была бы прописана и закреплена в компании, попросту нет. Нужно понимать, что даже факт отсутствия у работодателя ШР не может служить препятствием для трудоустройства работника, выполнения им своих должностных обязанностей и реализации трудовых прав.

Случается, что сотрудник назначается на должность, которая не предусмотрена штатным расписанием. Несоответствие сведений в трудовом договоре и ШР не является препятствием для приема на работу, а возникшие разногласия на основании 8 статьи ТК РФ, как правило, решаются в пользу ТД. А работник считается оформленным на должность, указанную в трудовом контракте.

Пренебрежение оформлением и заполнением штатного расписания может создать некоторые трудности в первую очередь для самого работодателя. В частности, организация или ИП, не имеющая действующего ШР, не сможет осуществить сокращение штата. Точнее сделать это, конечно, можно. Но есть возможность нарваться на трудовой спор с работником и повышенное внимание со стороны Инспекции по труду. Доказать правомерность сокращения и оформить процедуру по всем правилам без утвержденного, действующего штатного расписания не представляется возможным.

Правила оформления штатного расписания

Штатное расписание оформляется и заполняется по унифицированной форме Т-3, утвержденной Постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 г. Работодателям, вне зависимости от их статуса и формы (ООО, ОАО, ИП и пр.), рекомендуется использовать именно эту форму. Но она носит рекомендательный характер, и при желании компания-наниматель может разработать собственный бланк документа со своей структурой. И вот почему.

В ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что первичные документы считаются действительными и могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены строго по форме, включенной в альбом унифицированных форм первичной учетной документации. И лишь те акты, формы которых не содержатся в этих альбомах, могут оформляться в произвольном виде, но непременно должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в 9 статье ФЗ № 129-ФЗ.

Так как в ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится конкретно о первичной документации, то получается, что к штатному расписанию это правило никакого отношения не имеет. Ведь оно не является и никогда не являлось первичным документом. Свидетельствуют об этом те факты, что ШР не отражает хоз. операции, участвующие в бухучете, на основании этого документа не осуществляется начисление зарплаты сотрудникам и не формируются бух. проводки.

Тем более что с начала 2013 года компании и предприниматели и вовсе получили право самостоятельно разрабатывать формы первичной документации и использовать их в своей работе. Для этого их лишь нужно утвердить приказом генерального директора (президента, иного руководящего лица) компании или отразить в приложении к учетной политике.

Получается, что работодатель вовсе не обязан оформлять штатное расписание по форме Т-3, а вполне может пользоваться своей, отличной от унифицированной.

Обычные должности (специальности, профессии) организации и ИП вносят в ШР по своему усмотрению, для них можно использовать произвольные названия. Если же трудовые функции, предусмотренные некоторыми должностями, относятся к категории опасных, предусматривает предоставление неких льгот или имеет определенные ограничения, то такие должности, специальности, профессии, а также требования к квалификации трудоустраиваемых на них работников должны полностью соответствовать положениям квалификационного справочника (57 статья ТК РФ).

На сегодняшний день существует три основных справочника, на которые следует ориентироваться: ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР. В тех случаях, когда профессия (должность) предполагающая льготы или ограничения, в этих справочниках не указана, в трудовой договор и иные документы она должна заноситься на основании документов, предоставляющих право на льготы или накладывающих ограничения.

Сложность состоит в том, что различные законодательные акты РФ предусматривают огромное количество самых разных категорий работников, имеющих право на те или иные льготы. Поэтому, чтобы случайно не допустить ошибку, влекущую за собой наказание со стороны Трудовой инспекции, работодателям разумнее отказаться от самодеятельности и вносить наименование должностей в ШР в строгом соответствии с рекомендованными справочниками.

Порядок заполнения штатного расписания по форме Т-3

В графе 1 указывается наименование структурного подразделения, где предусмотрена та или иная должность. Например, бухгалтерия, отдел кадров и так далее. В графу 2 вносится код, установленный для каждого подразделения. В графе 3 содержатся наименования всех должностей (специальностей, профессий), предусмотренных в компании или у ИП.

В графе 4 ШР отражается информация о количестве штатных единиц. Для каждой должности этот показатель может быть указан как целым числом, так и в долях (например, 0,5 или 0,25). В 5 графе прописывается установленный для каждой отдельной должности оклад (для целой штатной единицы). Столбцы с 6 по 8 содержат сведения о причитающихся работникам надбавках. Они могут быть указаны как в денежном эквиваленте (руб.), так и в процентах или коэффициентах.

Если величина тех или иных надбавок не имеет твердого значения и меняется в зависимости от каких-либо показателей, например, трудового стажа, то вполне допустимо вовсе не заполнять графы 6-8. Вместо этого в 10 графе в качестве примечания следует указать документ, регламентирующий правила предоставления и величину надбавок.

Примечательно, что отражение в штатном расписании получили именно надбавки. В свою очередь премии и иные стимулирующие выплаты в этом документе не указываются. Почему именно надбавочная часть зарплаты заслужила иметь месть быть в штатном расписании не совсем ясно. Тем более, что трудовым законодательством четкого определения понятию «надбавка» не предусмотрено.

В 9 графе штатного расписания должна отражаться общая сумма заработной платы, причитающейся работнику, занимающему определенную должность. Но вывести итоговое значение можно лишь при условии, что данные в графах 5-8 выражены в едином эквиваленте – в рублях. В противном случае подвести итог не представляется возможным.

Как утверждается штатное расписание

Право утверждения штатного расписания дается руководителю компании или индивидуальному предпринимателю. С этой целью издается соответствующий приказ. Проставление печати на ШР не обязательно, допускается по желанию и ошибкой не считается.

Оформленное и утвержденное штатное расписание не считается окончательной формой документа и может меняться столько раз, сколько это требуется. Аргументировать вносимые изменения совсем не обязательно. Даже при возникновении спорной ситуации, связанной с сокращением сотрудника, причины и рациональность изменений в ШР суды во внимание не принимают.